Automation ng suporta

Nauubusan ka na ba ng oras sa redundant na pang-araw-araw na support tasks? Ang mga repetitive na prosesong ito ay maaaring maubos ang oras ng iyong mga agent at ang resources ng kumpanya din.

Alam mo ba na 86% ng mga bumibili ay handang magbayad ng higit pa para sa mahusay na customer experience? Samakatuwid, mahalaga na bawasan ang repetitive tasks sa pamamagitan ng support automation upang lumikha ng mahusay at epektibong customer service.

Ano ang automation ng suporta?

Ang automation ng suporta ay ang customer assistance na ibinibigay ng AI o software, na pangunahing nag-automate ng workflow management process. Halimbawa, ang automation rules ay nagbibigay-daan sa iyong service desk agents na matuon sa mas mahalagang gawain. Bilang resulta, ang customer service automation ay maaaring mapahusay ang productivity ng iyong mga empleyado habang sa parehong oras ay pinalakas ang customer relationships.

Mga benepisyo ng automation ng suporta

Mas mataas na customer satisfaction

Ang mga negosyo ay karaniwang maaaring mapataas ang kanilang productivity at matuon sa mga customer na nangangailangan ng espesyal na tulong sa pamamagitan ng pag-automate ng redundant na pang-araw-araw na gawain. Bilang resulta, ang response times ay mas mahusay, at ang mga customer ay mas masaya.

Mas mahusay na employee productivity

Ang customer support automation ay nagbibigay-daan sa iyong mga agent na maging present at matuon sa mahalagang pang-araw-araw na gawain. Ang quality support automation software ay nagbibigay-daan sa iyo na ipamahagi ang customer inquiries ayon sa iyong pangangailangan, na sa huli ay nagpapabuti ng iyong business processes. Ang help desk features tulad ng rules at reports ay parehong nag-aambag sa mas mahusay na ticket resolution time at mas mahusay na productivity nang walang pangangailangan para sa patuloy na supervision.

Mas kaunting gastos

Ang support automation ay maaaring makatipid sa iyong brand hindi lamang ng oras kundi pera din. Dahil sa process automation, hindi mo kailangang mag-hire ng karagdagang empleyado. Sa halip, maaari kang mag-set up ng automation sa isang system at makabuo ng mas maraming kita para sa mas kaunti, kaya’t nagpapataas ng iyong annualized ROI.

Paano mag-set up ng automation ng suporta?

Upang mag-set up ng automation ng suporta, kailangan mo ng epektibo at mahusay na help desk ticket software na may malakas na automation tools. Siyempre, ang tool na iyong pipiliin ay nakadepende sa mga kagustuhan at pangangailangan ng iyong negosyo. Halimbawa, kung mayroon kang call center, makatuwirang hinahanap mo ang support automation para sa isang tool na may automated features tulad ng automatic callback, IVR, call transfers, atbp. Gayunpaman, kung naghahanap ka ng kumpletong support automation solution, ang help desk software, tulad ng LiveAgent, ay ang tamang pagpipilian para sa iyong negosyo.

Ang help desk software ay isang customer service system na sumusubaybay sa customer inquiries sa maraming platform, lumilikha ng mga report, nag-automate ng repetitive na hindi kinakailangang tasks/processes, at marami pang iba. Ang LiveAgent ay isang help desk system na nag-aalok ng iba’t ibang subscriptions, depende sa iyong business goals. Gayunpaman, bago pumili ng help desk solution, kailangan mong isaalang-alang kung ang system ay nag-aalok ng kapaki-pakinabang na support automation features.

Narito ang ilan sa automation features ng LiveAgent:

Time Rules

Ang time rules ay isang help desk automation feature na nag-trigger ng oras sa halip na aksyon. Halimbawa, ang iyong negosyo ay maaaring magtakda ng time rule na nagpapadala ng follow-up email pagkatapos ng 48 oras.

Rules

Nag-aalok din ang LiveAgent ng rules feature, na nagbibigay-daan sa iyong brand na mag-automate ng mga proseso, tulad ng; paglutas ng mga ticket, ticket transfers, pagdaragdag ng mga tag, at marami pang iba.

IVR

Ang interactive voice response ay isang automated phone system, na kumukuha at nagbibigay ng impormasyon sa mga customer. Ang system ay nakikipag-ugnayan sa mga caller at pagkatapos ay nagpapatuloy upang magsagawa ng angkop/hiniling na aksyon. Halimbawa, ito ay maaaring:

• Ikonekta ang isang kliyente sa angkop na departamento
• Mag-alok ng callback kung ang linya ay masyadong mahabang

Bilang resulta, ang iyong kumpanya ay maaaring mapabuti ang response times at mabawasan ang call transfers sa pamamagitan lamang ng pag-automate ng call support process.

Automatic callback

Ang automatic callback function ay isa sa call center features na nagbibigay-daan sa iyong mga customer na humiling ng callback kapag ang queue ay masyadong mahabang at walang available na agents. Bilang resulta, maaari mong maiwasan ang customer frustration, lumikha ng smooth agent workflow, at mapabuti ang kabuuang customer experience.

Automated ticket distribution

Ang automated ticket distribution ay isang feature na nagsisiguro na ang bawat isa sa iyong customer service representatives ay makakatanggap ng optimal load ng ticket requests. Ang optimal ticket load ay naiiba mula sa kumpanya hanggang sa kumpanya. Ang LiveAgent ay nagbibigay-daan sa iyo na itakda ang iyong optimal, preferred ticket load para sa iyong team na may apat na iba’t ibang routing options: average o max utilization, ring to all, at random assignment.

Ang lahat ng mga feature na ito ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-automate ng redundant support processes.

Kaya, paano mo maaaring mag-set up ng support automation features sa loob ng LiveAgent?

Maaari kang mag-set up ng assignment rules at notification rules sa rule configuration screen sa LiveAgent sa loob lamang ng ilang minuto. Tingnan ang aming malawak na webinar upang matuto ng higit pa.

Kung mayroon kang anumang mga isyu sa pag-set up ng automation features sa loob ng LiveAgent, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa aming customer support para sa tulong.

Pagpapabuti ng automation ng suporta

Mga tip:

I-automate ang email forwarding

Ang quality customer service system ay maaaring awtomatikong magpadala ng lahat ng iyong mga email sa isang platform, kung saan ito ay nagsasaayos sa kanila. Kaya, maaari kang magkaroon ng lahat ng customer inquiries sa isang lugar. Bilang karagdagan, ang system ay may hanay ng mga feature na nagbibigay-daan sa iyong mga agent na makita ang lahat ng customer details mula sa CRM direkta sa loob ng ticket. Higit pa, maaari kang magtakda ng mga email para sa ticket rating upang makakuha ng feedback kaagad.

Lumikha ng ticket organization

Ang disorganized na customer inquiries ay maaaring makasama sa anumang brand. Ang tamang help desk system na may kasamang automation features ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng mga tag na maaaring mabilis na magbigay ng mahusay na ticket organization para sa iyong mga agent. Higit pa, ang mga tag ay may malaking papel sa pagtatakda ng support automation processes. Halimbawa, kung mayroon kang ticket na may URGENT tag, maaari kang magtakda ng rule, na awtomatikong nagbibigay-priyoridad sa mga inquiry na ito para sa iyong mga agent.

Huwag sobra-sobra sa pag-automate

Ang pinakamahalagang tip upang mapabuti ang iyong automation ng suporta ay huwag sobra-sobra. Kahit na sinisikap mong bawasan ang human intervention upang lumikha ng ganap na automated na negosyo, masyadong maraming automation ay maaaring maging kontra-produktibo. Huwag palampasin kami, ang automated workflows ay maaaring alisin ang repetitive tasks at sa gayon ay mapabuti ang customer inquiry resolution times. Gayunpaman, ang mga customer ay hindi nais na makipag-usap sa mga robot nang lahat ng oras. Laging siguraduhin na iniisip mo muna ang iyong mga customer at lamang i-automate ang mga makatuwirang at kapaki-pakinabang na proseso para sa iyong niche.

Tuklasin ang higit pa

Konklusyon

Handa ka na bang mag-automate ng repetitive support processes? Ang LiveAgent ay help desk software na nag-automate, sumusubaybay, at nag-report. Subukan ang lahat ng mga feature at mapabuti ang iyong customer service kaagad.