Free Trial
  • Academy
  • Paano pumili ng isang a ticketing system – Checklist

Paano pumili ng isang a ticketing system – Checklist

May iba-ibang ticketing software tool na makukuha sa market ngayon. Kaya ang pagpili ng tama para sa inyong business ay magpapagulo, challenging, at makauubos-oras na gawain. Kung kayo’y nahihirapan sa isang bad-fit solution o nagsisimula pa lang maghanap ng option at magsuri ng platform, malamang ay makakaharap kayo ng provider na nagsasabing ang kanilang produkto ay mas mahusay kaysa sa iba. Ang paggawa ng isang informed choice ay nagsisimula bago pa magkumpara ng mga feature list. Sa ibaba ay ang 8-step na ticketing system checklist para tulungan kayo sa pagpili ng pinakabagay na ticket management system para sa inyong business.

8 Steps para piliin ang tamang ticketing software para sa inyong business

1. Tukuyin ang mga pangangailangan ng inyong support team

Ang inyong support team ay ang laging gagamit ng ticketing system at higit na aasa dito. Samakatwid, bilang unang hakbang, baka puwede ninyong kausapin ang mga miyembro ng team at mangalap ng input. Halimbawa, ano ang mga problemang kasalukuyan nilang hinaharap at kung anong klaseng ticketing system solution ang pipiliin nila. Samakatwid, puwede ninyong matukoy ang software na makatutulong sa kanilang sumuporta nang mas mabuti sa mga customer. Bukod dito, pagaanin ang kanilang regular at araw-araw na gawain at pataasin ang kanilang pagiging produktibo.

2. Bigyan ng konsiderasyon ang mga pangangailangan ng mga customer

Habang ang pangunahin ninyong pinagkakaabalahan ay ang pagpili ng isang ticketing software tool na sasagad sa kakayahan ng support team, maganda ring matukoy kung aling solution ang magbibigay sa kanila ng kakayahang maghatid ng magandang daloy ng customer service experience. Isipin ninyo kung ano ang ideyal na customer support interaction. Ano ang inyong kasalukuyang service experience sa pananaw ng customer? Aling mga feature at mga pakinabang sa isang ticketing system ang makatutulong sa inyong team na mapabuti ang customer experience?

3. Tukuyin ninyo ang budget para sa inyong ticketing system

Ilang maliliit na business ang bumabalewala sa  ticketing software at nag-aakalang hindi nila ito abot-kaya. Ang ibang ticketing tool ay nagta-target ng malalaking enterprise at may mataas na subscription plan. Meron din namang ibang babagayan ang mga SMB at mas abot-kaya ang presyo. Kung ang presyo ang mahalagang konsiderasyon para sa inyong organisasyon, itakda ninyo ang inyong budget at magsaliksik kayo ng tugma sa inyong limitasyon sa budget. Kung hindi napupunuan ng isang tool ang inyong pangangailangan, ibaling ninyo sa iba ang atensiyon at suriin ito.

4. Piliin ang sapat na klase ng ticketing software

Pag-isipan kung anong klase ng ticketing software  ang pinakabagay para sa laki at pangangailangan ng inyong business. Ito ang mga uri ng ticketing system: Cloud-based at web-based (SaaS) solutions na karaniwang mas bagay sa mga small at mid-sized business dahil madaling i-install at gamitin,  may offer na scalability at flexibility, mapapatakbo sa mababang halaga, hindi kailangang i-install sa sariling server, at hindi nangangailangan ng in-house IT expertise para patakbuhin. Samantalang ang on-site, enterprise, at open-source system ay pinipili ng malalaking organisasyong gusto ng full control sa seguridad ng data at privacy ng impormasyon dahil ito ay mga solution na hosted locally sa sariling server ng customer. Mas mahal at mas mahirap ipatupad ang mga ito.

https://www.youtube.com/watch?v=zyBEt7ScQYk&t

5. Tukuyin ang mga feature na hinahanap ninyo

Gumawa ng listahan ng mga kinakailangan (must-have) at mga hindi gaanong mahalaga (nice-to-have) na feature. Samakatwid, puwedeng paikliin ang listahan ninyo ng mga software vendor, at gamitin ito sa pagkumpara ng iba-ibang mga tool. Kung kayo’y nahihirapan sa listahan, kausapin ninyo ang customer support team para isulat nila ang lahat ng mga feature na maiisip nilang makatutulong. Pagkatapos ay ilagay ninyo ito sa alinman sa dalawang hilera para gumawa ng sapat na ticketing system feature checklist:

Kung kayo ay nag-aalok ng sari-saring mga customer support option, ang kakayahan ng tool na pag-isahin lahat ng mga incoming request mula sa iba-ibang mga channel sa iisang centralized inbox  ang dapat mangibabaw sa mga must-have feature.

Ang automation capabilities ay kinakailangan din ng isang matatag na ticket management system. Sinisiguro nitong ang mga ticket ay ibinababa sa tamang mga agent na makagagawa ng mabilis at mabisang resolusyon.

Ang collaboration features, tagging, canned replies, SLA , reporting, at analytics ay kritikal para sa inyong customer support team. Ang ibang mahalagang factors na dapat ikonsidera kasabay ng feature selection aya ng dali ng paggamit at pagpapatakbo, posibilidad ng customization, seguridad at privacy ng data, at availability ng tool support.

6. Bigyang-pansin ang mga option sa scalability at integration

Kapag sinusuri ang mga option, bigyang-pansin ang kapasidad sa scalability ng tool. Kaya ba nitong sabayan ang paglaki ng inyong business para puwede kayong lumipat sa mas mataas na subscription plan? Mahalaga din na siguraduhing mahusay na naisasama ang ticket management solution sa mga software tool na ginagamit ninyo sa buong organisasyon, tulad ng e-commerce o mga payment processing system, customer relationship management software, online analytics, at iba pa.

7. Gumawa ng shortlist at i-test ang mga potensiyal na mga ticketing software provider

Gumawa ng shortlist at i-test-drive ang mga potensiyal na mga ticketing software provider na tugma sa inyong ninanasang grupo ng mga must-have feature at nag-aalok ng mga plano ng presyo na bagay sa budget. Kapag meron na kayong ilang mga option para subukan, mag-sign up para sa libreng trial para i-test ang bawat solusyon. Samakatwid, makikita ninyo kung alin ang pinakatugma sa inyong pangangailangan. Gayunman, isipin din ninyo na may mga vendor na hindi nagbibigay ng libreng access sa lahat ng mga feature na meron ang tool. Isali ninyo ang inyong customer support team para i-test ang bawat ticketing system. Ang pinakamahusay na solution ay ‘yung madali nilang matututuhan at mapapatakbo.

8. Suriin ang opinyon ng ibang mga user tungkol sa tool

Makatutulong ang mga testing trial. Gayunman, hindi ninyo magagamit ang tool gaya ng kapag humawak kayo ng totoong customer request sa pinakakumpletong antas. Samakatwid, para mas kumpleto ang larawan, mainam kung dagdagan ng pag-check ng mga user review (sa mga website tulad ng Capterra o G2Crowd). Sa ganito makikita kung paano nagkukuwento ang mga customer ng iba-ibang ticketing systems; tungkol sa kanilang karanasan at kung ano ang gusto at ayaw nila tungkol sa gamit nilang software. Bukod sa mga top-rated review, hanapin din ang mga negatibo (kung meron). Sa ganito maiintindihan ang kahinaan ng mga tool at mga potensiyal na isyung maaari ninyong harapin.

Ang pagkakaroon ng tamang ticket management solution ay isang magandang investment para sa inyong service team, mga customer, at higit sa lahat, sa inyong kompanya. Kung pahahalagahan ang pagsuri at pagpili ng ticketing software tools na pinakatugma para sa inyong organisasyon, maitatakda ninyo ang inyong team para magtagumpay at mapahusay nila ang service experience para sa inyong mga customer.

Diskubrehin ninyo

Mahalaga ang kaalaman kung napapraktis ito. Kaya i-test na ang lahat ng natututuhan ninyo sa aming academy sa loob mismo ng LiveAgent.
https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
Back to Academy Create account for FREE

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.