Free Trial
  • Academy
  • Paano makakakuha ng mas mahusay na customer service

Paano makakakuha ng mas mahusay na customer service

Ang pakikipag-usap sa customer service ay puwedeng maging lubos na nakakainis na karanasan para sa mga consumer. Ang ibang mga kompanya ay mas customer-friendly at sinusubukan nilang maghatid ng bukod-tanging serbisyo. Gayunman, ang iba ay mistulang hindi alintana masyado ang pagpapasaya ng kanilang mga kliyente pagdating sa customer support. Kung ang pinakamahusay ninyong pamamaraan sa paglutas ng sarili ninyong problema ay hindi epektibo, ang pagtawag sa customer service ay hindi maiiwasan. Sundan ang tips sa ibaba para gawing stress-free ang inyong karanasan.

Step 1. Paano makakakuha ng mas mahusay na customer service – Paghahanda

  • Mag-research tungkol sa isyu at tingnan kung makakahanap kayo ng mas maraming impormasyon tungkol sa inyong problema, at kung ano ang magagawa para maayos ito. 
  • Kung ayaw ninyong tumawag, puntahan ang website ng kompanya at subukan ang kanilang self-service options tulad ng FAQ page, mga help manual, video tutorials, o live chat support.
  • Bigyan ng sapat na oras ang pagtuklas sa phone tree options at maghintay lang bago makakausap ng aktuwal na tao.
  • Tandaan, minsan makakaderetso kayo sa customer service representative kung pipindutin ang “0.”
  • Siguraduhing tumawag habang nasa lugar na walang masyadong istorbo at ingay para malinaw ninyong maririnig ang service agent.
  • Tukuyin kung ano ang eksaktong itatanong ninyo, maghandang magpaliwanag kung ano ang kumpletong detalye ng inyong problema, at isaisip kung anong resolusyon ang magiging katanggap-tanggap para sa inyo. 
  • Maghandang magbigay ng mga mahahalagang detalye tulad ng impormasyon ng account o transaction ninyo, o ticket number kung natawagan na ninyo sila dati.

Step 2. Paano kausapin ang mga customer service representative

Maging magalang, mapagpasensiya, at gumamit ng friendly tone

Ang pagiging laging magalang at friendly ay makakapagpausad ng pag-uusap ninyo ng agent. Malamang marami na silang nakaka-engkuwentrong caller na mga naiinis at bulgar makipag-usap sa kabuuan ng working shift nila. Kaya ang hindi ninyo pagsigaw at pagmumura, pati na ang pag-amin sa taong kausap ninyo na alam ninyong hindi sila ang nagsimula ng inyong problema, ay malaking ginhawa. Kung kayo’y aabuso, malamang hindi kayo gugustuhing tulungan ng agent.

Ipaliwanag ang inyong problema pero iwasang magkuwento ng talambuhay

Ang pagsasabi ng inyong isyu ang pinakamahalagang bahagi ng inyong pagtawag. Ipaliwanag ito nang malinaw at maikli, pero may mga detalye, at huwag mag-akala sa kung ano ang alam o hindi alam ng agent. Gayunman, ang mahabang kuwento tungkol sa kung paano kayo umabot sa puntong iyon, at kung gaano kayo kagalit sa isyu, ay hindi naman gaanong kailangan at hindi ito makatutulong sa mabilis na pag-aayos ng inyong isyu.

Intindihin ang limitasyon ng empleyado ng customer service

Tandaan na ang mga customer service agent ay representatives lang ng kompanya, hindi sila ang may-ari. Meron silang mga limitasyon at puwedeng hindi nila kayo mapapasaya batay sa inyong mga request, dahil hindi naman nila hawak ang lahat ng tools o ang awtoridad na gawin ang ilang aksiyon kahit pa gusto nila. Sa karamihan ng mga kaso, kailangan nilang sumunod sa strict rules at sumunod sa company policy na hindi nila puwedeng ibahin para lang pagbigyan kayo. At halata namang hindi sila puwedeng magbabad sa inyong isyu lang dahil may kailangan silang panatilihing  average handle time.

I-escalate na ang isyu sa isang supervisor kung kinakailangan

Bago ninyo i-escalate, subukang tumawag nang isa pang beses. Baka mas masuwerte kayong makausap ang agent na mas maraming alam. Kung hindi naaayon sa inyo ang takbo ng bagay-bagay at hindi naaayos ang inyong problema, huwag kayong mag-atubiling hingin ang supervisor o manager ng agent para kausapin. Walang masama kung gawin ninyo ito, basta hindi kayo magiging bastos, agresibo, at mananatiling kayong friendly. Madalas may awtoridad ang ganitong representative na gumawa ng exception sa polisiya ng kompanya, di tulad ng mas mababang agent. Ang ibig sabihin nito, puwedeng maging mas matulungin sila sa pag-aayos ng mga komplikadong isyu.

Kunin ang mga detalye tungkol sa service agent

Kapag tapos na kayo sa isang call, hindi ibig sabihin noon ay natapos na ang inyong problema. Baka kailangan ninyong mag-follow up pagkatapos ng ilang araw. Magalang ninyong tanungin ang pangalan ng agent at humingi ng ticket number. Ang impormasyong ito ay magagamit ninyo kung kailangang tumawag uli kayo tungkol sa parehong isyu. Ang susunod na tawag ay magiging mas mainam ang daloy kung maibibigay ninyo ang isang ticket number at ang pangalan ng representative na nakausap ninyo dati.

Kung hindi uubra ang lahat, pumunta sa social media 

Kung kayo ay hindi pa rin magtagumpay pero determinado kayong magpatuloy, puwede ninyong isapubliko at i-escalate ang isyu sa pagbabahagi ng inyong inis sa social media. Subukan ito sa Twitter o Facebook. Ang karamihan ng mga kompanya ay may social media presence at binabantayan ang kanilang mga brand mention para makasagot sa tamang oras sa mga reklamo ng customer at mapanatili ang kanilang online reputation. Ang iba ay merong hiwalay na Twitter account na para lang sa customer support. Kapag kayo’y nag-tweet sa kompanya, siguraduhing hindi kayo magmumura dahil may polisiya silang nagbabawal sa kanilang tumugon sa ganitong mga abusadong tweet.

Basic etiquette tips na kailangan ninyong sundan kapag kausap ang mga service agent

  • Malayo ang mararating ng magandang pag-uugali. Laging simulan ang pag-uusap sa isang pagbati at tapusin ito gamit ang magandang pagpapaalam. 
  • Magsalita nang malinaw, mabagal, maging sensitibo sa tono ng inyong boses. Huwag kayong magiging masyadong balisa, agresibo, o mapilit.
  • Huwag gumamit ng nakaiinsultong pananalita kahit na gaano kayo kagalit. Mababawasan ang pagkakataon ninyong makakuha ng quality support.
  • Tandaan na kung nang-iinsulto kayo, naninigaw, o nagbabanta ng pisikal na pananakit, puwedeng authorized ang mga agent na putulin ang tawag. Isinasama din sa blacklist nila ang ganitong mga seryosong nang-iinsulto nang lubos.
  • Huwag mang-istorbo. Madalas ang mga customer service rep ay may nakahandang scripts na kailangan nilang basahin sa inyo.
  • “Please” at “salamat” ang mga salitang makapagbabago ng tono ng pag-uusap – gamitin nang madalas.
  • Huwag ninyong kalimutan na ang mga customer service agent ay mga tao din at ang trabaho nila ay stressful, hindi lang ninyo alam. Tratuhin ninyo sila nang may paggalang dahil deserve nila ito!

Sa kasamaang-palad, di kayo laging makakakuha ng napakahusay na karanasan sa pakikipag-usap sa customer service representatives. Pero laging isaisip ang mga simpleng bagay na ito at tiyak makakakuha kayo ng quality customer support nang mas madalas.

Para sa karagdagang impormasyon, basahin ang aming article tungkol sa Customer communication.

Diskubrehin ninyo

Mahalaga ang kaalaman kung napapraktis ito. Kaya i-test na ang lahat ng natututuhan ninyo sa aming academy sa loob mismo ng LiveAgent.
https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
Back to Academy Create account for FREE

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.