Libreng trial

Language switcher

–Hidden comment

Use attributes in format region_from and region_to= to change the languages showing in language switcher.
Available regions are:
europe_from europe_to
asia_from asia_to
mideast_from mideast_to
america_from america_to

Example:
europe_from=0 europe_to=22 will put all languages (ordered in language switcher settings) from 1 to 21 to Europe region:
asia_from=22 asia_to=25 will put all languages from 23 to 24 (so only 2) into Asia region.

  • Academy
  • Libreng knowledge base software

Libreng knowledge base software

Karaniwang pagsubok na hinaharap ng mga business ngayon ay ang mag-manage ng komunikasyon at interaksiyon sa mga customer, pati na rin ang pagpapabuti ng internal communication sa pagitan ng departments at sa ilang teams.

Mabilis ang pag-unlad ng bagong teknolohiya. Naging napakahalagang elemento ng matatag na organisasyon ang documentation standards. Dapat sundin ng buong kompanya ang magkakaparehong proseso, mag-operate gamit ang magkakaparehong terms, at maitago lahat ng importanteng resources sa iisang lugar. Dapat bukas sa lahat ng awtorisadong entities ang mga resource na ito.

Nagkaroon ng knowledge base para matulungan ang mga business na malampasan ang mga importanteng pagsubok. Gumagana ang solution para maging source ng maaasahang impormasyon para sa organisasyon at kanilang customers. Puwedeng ma-manage or ma-document kahit na anong proseso sa Knowledge Base, halimbawa mula sa kung ano ang requirements ng produkto hanggang sa sa minutes ng isang meeting.

Mas gusto ng mga customer na mag-isang maghanap ng mga sagot sa problema nila. Pinipili nilang ihuli ang paghingi ng tulong ng mga technical support representative. Kaya kinakailangang magbigay ng resources sa kanila para malutas muna nila ang mga problema nila.

Sa katunayan, 53% ng adults na gumagamit ng Internet ang posibleng  abandonahin ang online order nila kung hindi sila makahanap agad ng sagot nang mag-isa sa mga tanong nila. (Forrester).

Kung kaya ang may bayad o libreng knowledge base system ay isang pangunahing elemento ng kahit anong organisasyong gustong magbigay ng pinamagandang customer experience. Dapat itong bigyan ng mataas ng priority ng mga business na nasa stage ng mabilis ng paglago. Puwedeng magkaroon ng malaking epekto ang pagpapagana ng libreng knowledge base tool sa customer experience, customer satisfaction, at bilang resulta, sa bottom line ng kompanya.

Ang Knowledge Base – Ano ito?

Ang knowledge base ay isang special na uri ng database na hinahayaan ang sapat ng pagma-manage ng impormasyon sa loob ng kompanya. Dahil sa knowledge base software, nagagawa ng kompanyang mangolekta, mag-organisa, at mag-recover ng data na may kinalaman sa organisasyon at sa mga proseso nila sa isang digitized na paraan. 

Ang knowledge base ay isang centralized na lalagyan ng impormasyon na, depende sa solution na ginamit sa pagsasagawa nito, may offer na iba-ibang tungkulin sa pangongolekta ng impormasyon at pamamahagi nito sa mga user. 

Sa pangkalahatan, ang knowledge base, ginawa man ito gamit ang libreng knowledge base software o may bayad na solution, ay isang dynamic resource sa halip na static na set ng impormasyon. Sa internal na paggamit, puwede itong i-edit ng mga manager o mga customer service agent. Sa external, puwede ring gawin ito ng mga customer, user, o community member na sumasali sa mga customer forum discussion.

Sa panahon ngayon, mas proactive na ang mga customer sa pakikipag-ugnayan sa mga brand. Ayon kay Forrester, ang 81% ng mga adult na gumagamit ng Internet ay nakagamit na ng mga knowledge base at FAQ page sa paghahanap ng sagot sa mga tanong nila.

libreng knowledge base system - LiveAgent

Gumagana ang libreng knowledge base tool bilang source ng impormasyon tungkol sa ibang mga aspekto ng isang partikular na produkto o serbisyo, tulad ng mga solution sa iba-ibang technical problem, mga error na nire-report ng mga tool, manual, advance tutorial, tips, description ng system updates, at iba pa. Dahil dito, ang mga customer ay nakagagamit na ng mga produkto/serbisyo nang mas mahusay. Hindi na kailangang umasa sa technical support o mga customer service rep.

Paano gumagana ang Knowledge Base Software?

Ang knowledge base software ay tungkol sa pagbabahagi at paglalagay ng naipong collective experience at kaalaman. Layunin nito ang ipakita at idetalye ang lahat ng techniques, proseso, at operations na ginagamit sa loob ng organisasyon.

Tumutulong ang knowledge base na mabigyan ang mga customer at user ng mabibilis na solution sa pangkaraniwang problema. Sa pamamagitan ng intuitive WYSIWG editor, nakatutulong ang solution na ito na mag-capture, mag-organisa, at mag-publish ng mga kapaki-pakinabang na impormasyong available gamitin ng lahat ng users, teams, at customers.

Ang isang top-rated na libreng knowledge base system ay nagbibigay sa mga kompanya ng isang set ng tools. Puwedeng gumawa ang mga kompanya ng sarili nilang internal portal at i-customize ito batay sa lahat ng kailangan ng stakeholders. Ang mga solution na tulad niyan ay pinasisimple ang maraming gawain tulad ng paggawa ng mga lalagyan ng kaalaman, kategorya, at articles na sinisigurado ang pagpapanatili ng kaalaman at pagtaas ng productivity ng team. Ginagarantiya din nito ang seguridad ng mga article, salamat sa configurable authorization na naaayon sa user groups, functions, at departments, bukod sa iba pa.

Sa lahat ng maaasahang solutions, makagagawa ng mga article mula sa iba’t ibang bahagi tulad ng workflow, incident management, at problem management.

Ang search mechanism ay maaasahan at hinahayaan nito ang mga user na mahanap agad ang mga sagot na nasa knowledge base na. Nakakatipid ito ng maraming oras at hindi naaaksaya ang oras ng mga service agent sa pagsagot ng mga simpleng tanong. Nagkakaroon sila ng mas maraming oportunidad na matulungan ang mga customer sa mga komplikadong problema.

https://www.youtube.com/watch?v=hrCeVuzfock

Mga napakahalaga at kinakailangang feature ng isang top-rated na libreng knowledge base software

Tulad ng nabanggit, may dose-dosenang knowledge base systems na sa market. Gayunman, kagaya ng anumang bagay, may mga maaasahan at di maaasahang mga solution. Paano malalaman ang pagkakaiba? 

Kapag namimili ng knowledge base software, kahit ‘yung libreng knowledge base tool, siguraduhing hahayaan kayo nitong gawin ang sumusunod na action:

  • Gumawa at mag-organisa ng mga article na nagbibigay ng mga epektibong sagot sa mga frequently asked questions.
  • Sumusuporta sa paggawa ng article sa iba’t ibang wika at ipinapakita ang content ayon sa user preferences.
  • Madaling proseso ng pag set-up.
  • Ibinabahagi ang kaalaman sa ibang self-service portals na customized sa bawat user profile, kung kailangan. 
  • Mina-manage ang magkakahiwalay na articles sa loob ng knowledge base ayon sa subjects, departments, products, at tags.
  • May sariling text editor tulad ng LiveAgent WYSIWYG editor kaya puwedeng mag-format ng articles ayon sa partikular na standards ng isang organisasyon.
Attachment sa articles - Pag-edit ng article

  • Nakagagawa ng personalized na knowledge base ayon sa mga partikular na branding guidelines ng bawat kompanya.
  • Pinananatiling updated at angkop ang content sa pamamagitan ng article review process na may approval stage.
  • Para ma-manage ang seguridad ng mga article, may offer ng pagkontrol sa pag-view, pag-edit, o pag-exclude sa kanila.
  • Naisasama sa ibang mga solution na bigay ng parehong kompanya, tulad halimbawa ng ginagawa ng LiveAgent.
  • Nakagagawa at nakaka-manage ng Wikis, pati na ang mga page na nasa loob nito, sa pamamagitan ng paggamit ng tags.
  • Nagbibigay ng in-app notifications.
  • Puwedeng mag-email ng mga imbitasyon sa team members.
  • May offer ng posibilidad na makapagtakda ng iba-ibang roles at permissions sa mga empleyado.
  • Hinahayaan ang mga user na magkaroon ng diskurso sa comments.
  • Ginagawang posible ang pagsusulat ng kanya-kanyang entries para magkatulungan ang mga user at customer.
  • Nagbibigay ng mga page template na puwedeng magamit nang paulit-ulit.
  • May epektibong knowledge base search engine.

Mga pakinabang sa paggamit ng libreng knowledge base tool

Ang libreng knowledge base system na mahusay gamitin at magandang na-develop ay puwedeng mas mapahusay ang performance ng customer service agents at magbigay ng positibong impluwensiya sa customer satisfaction levels.

Ang mga benepisyo sa paglalagay ng knowledge base ay puwedeng hatiin sa dalawa: ito ay ang mga benepisyo sa business at sa customer, na nakalista sa ibaba.

Benepisyo ng mga customer:

  • Mas mabilis ang resolution time.
  • May makukuhang suporta at tulong 24/7.
  • Mahahanap ng users nang mag-isa ang sagot sa kanilang mga tanong.
  • Natugunan ng solution ang mga kailangan ng customer.

Mga benepisyo ng business:

  • Puwedeng magbigay ng offline na tulong sa mas murang halaga.
  • Puwedeng i-offer ang maaasahang customer service at alaga.
  • Ini-endorse ang internal knowledge base-sharing sa loob ng kompanya.

Talakayin natin ang anim na pakinabang ng pagpapagana ng libreng knowledge base software (o ang may bayad na version).

1. Nagbibigay ng angkop na impormasyon para malutas ang problema ng mga customer.

Ang knowledge base na maayos na dinisenyo at maayos ang maintenance ay nagpapataas ng performance level at nagpapabawas ng oras na ginugugol sa paghahanap ng solution sa customer queries. Dahil sa optimization, lahat ay puwedeng mahanap sa loob lang ng ilang segundo. Puwede ring mahanap ng mga customer ang mga sagot sa kanilang tanong sa pamamagitan ng paggamit ng tamang kategorya o filters. Mapabibilis nito ang pagtugon sa kanilang mga problema at mapabubuti ang pagtingin sa inyong mga service.

2. Tinutulungan ang mga kliyente nang step-by-step sa epektibo at pinasimpleng paraan.

Dahil sa pagiging simple, nagiging madali para sa mga customer at service agent ang maghanap ng tamang solutions sa mga pangkaraniwan o mga paulit-ulit na isyu. Nakatutukso ang gumawa ng malawak na kategorya ng self-service content, pero mali ito kadalasan. Dahil sa pagdetalye ng mga komplikadong aspekto sa loob ng isang knowledge base article o ang pag-tag ng iba-ibang entries na may parehong labels, nagiging mahirap at nakalilito para sa mga user na maayos agad ang kanilang mga problema.

Kapaki-pakinabang ang paggamit ng di pabago-bago at madaling intindihing writing style sa loob ng isang libreng knowledge base tool para sa  sumusunod:  

  • Step-by-step na paggabay sa kliyente.
  • Pag-iwas sa paggamit ng technical jargon.
  • Pagpaparamdam sa mga kliyente na konektado sila sa inyong brand o produkto.

3. Laging tinitipon ang customer feedback

Ang isang epektibong paraan para mapahusay ang inyong produkto o serbisyo ay ang pagkolekta ng customer feedback araw-araw at kumilos ayon sa sinasabi nila. Para magawa ito, kailangang i-leverage ang database na ginawa batay sa importanteng impormasyong ibinahagi ng mga user. Pero paano makakukuha ng customer feedback?

Hindi ito rocket science. Ang sagot ay makukuha sa simpleng pagtatanong kung ano ang tingin ng inyong kliyente. Ito ay isang makabuluhang pamamaraan na puwedeng gawin sa pamamagitan ng:

  • Pagmo-monitor ng entries na na-publish sa customer portal (na bahagi ng kahit anong maaasahang knowledge base)
  • Mga Tanong at Mga Sagot (FAQs)
  • Online survey sa pamamagitan ng email o live chat.

Para maging mas tawag-pansin sa babasa, dapat may interestanteng subject line ang mga survey email bago ito ipadala. Dahil dito, tataas ang posibilidad na makatatanggap kayo ng feedback.

Ang mga susi naman sa tagumpay ay ang:
  • Tamang paggamit ng impormasyong nakolekta.
  • Pag-customize ng knowledge base para siguraduhin ang customer satisfaction.

4. Pag-focus sa customer priorities

Ang support operation ay dapat maging bahagi ng strategy na nagsusumikap na magkaroon ng epektibong customer relationship management at support.

Kapag pinagana ang paggamit ng mga predictive analytical tool, posible na:
  • Masuri ang trends galing sa customer queries.
  • Matantiya kung ano ang gusto at kailangan ng users.
  • Makapagbigay ng mga praktikal na serbisyo at impormasyon nang real-time.

5. Know-how strategy para sa paghahatid ng mga pare-parehong sagot galing sa isang mahusay na na-develop na customer service team

Dapat gumamit ng strategic, detalyado, at naglalaman ng simpleng content na knowledge base para madaling makita ng mga customer ang kailangan nila.

Pinapayong iwasan ang pagsisiksik ng maraming impormasyon sa database; malamang ay aksaya lang ito sa oras. Puwedeng magpataas ng performance levels ng technical support service ang pag-share ng relevant data sa halip na makalito ng readers. Kung ang self-service content ay organisado ang classification, mas madali itong ma-access ng user. Bukod dito, makakaambag ito sa pagtingin sa inyong kompanya bilang magaling na service provider.

Ang maaasahang libreng knowledge base software ay dapat puwedeng makatulong ng pagsuri para matukoy ang kasalukuyang trends, kaya naman masusundan na ninyo kung ano ang madalas hanapin ng mga customer batay dito. Puwede nang ma-update ang binigay na impormasyon at ma-optimize ang mga resulta, kaya maibibigay na sa mga customer ang mga solution na hinahanap nila. Ang paggamit ng strategy na ito ay magdadala ng benepisyo at pagtaas ng pagiging epektibo ninyo, dala ng matagumpay at bukod-tanging customer service.

Libreng knowledge base software: Best practices 

Ang paggawa ng knowledge base, kahit gamit ang libreng knowledge base system, ay simple lang. Gayunman, lalo na kung nag-uumpisa pa lang kayo, puwedeng kailanganin ang ilang tips para makatulong. Nasa ibaba ang ilan sa best practices na dapat sundin para makagawa ng cutting-edge na knowledge base system.

Gawing simple

Mas mainam kung ang knowledge base ay magagawa dahil sa expertise ng isang team ng well-trained na service agents. Gayunman, dapat tandaan na hindi lahat ng may access at gagamit ng self-service database ay eksperto. Kaya siguraduhing ang mga salitang ginamit ay mabuting naipaliliwanag gamit ang malinaw at simpleng wika.

Alamin ang uunahing impormasyon

Mas maganda kung maiipon ang lahat ng kaalaman sa loob ng organisasyon sa iisang knowledge base. Gayunman, ayusin ang dami ng data na kailangang i-manage. Kadalasan, imposible ang paggawa ng malalaking base kaya mas maganda kung uunahin ang naimbak na impormasyon batay sa pinakakaraniwang user queries. Sa ganitong paraan, puwedeng simulan ang knowledge base gamit ang mas kapaki-pakinabang na impormasyon.

Bigyan ang inyong team ng tamang tools

Ang mga katangian ng knowledge base sa mga kompanya ay puwedeng magkakaiba. Minsan, puwedeng makalito kung ang pagtitipon ng impormasyon ay magulo. Para mapanatiling organisado at updated ang lahat ng impormasyon, gumawa at i-automate ang knowledge base gamit ang dedicated software na may offer na maaasahang features. Sa ganitong paraan, mas madaling ma-centralize at ma-streamline ang access sa kaalaman sa loob ng organisasyon.

Paano mamili ng pinakamaganda at libreng knowledge base software

Dapat ikonsidera ang mga sumusunod na factor para mahanap ang pinakamahusay na libreng knowledge base software para sa inyong kompanya:

  • Ilang customer queries ang natatanggap ng inyong kompanya araw-araw?
  • Paulit-ulit ba ang mga tanong ng customers?
  • Paano nire-report ng mga customer/user ang mga komplikadong isyu?
  • Magagawa mo bang magtakda ng isa o dalawang empleyado para mag-manage ng content ng knowledge base?
  • Meron na ba kayong ilang articles na parang pang-knowledge base?

Batay sa inyong mga sagot, mag-conduct ng market research sa pamamagitan ng paghahanap sa Google. Ang isa pang option ay ang pagkonsulta sa software review sites para makahanap ng pinaka-angkop na solution. Ang top-rated na libreng knowledge base software ay may offer na solutions sa lahat ng laki ng business mula sa anumang industriya. Samakatwid, ito ay tungkol lang sa pagtukoy kung ano ang importante at sa pagkakaroon ng budget kahit ang ginagamit ay isang libreng knowledge base system.

Diskubrehin ninyo

Mahalaga ang kaalaman kung napapraktis ito. Kaya i-test na ang lahat ng natututuhan ninyo sa aming academy sa loob mismo ng LiveAgent.
https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang knowledge base?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang knowledge base ay isang centralized na lalagyan ng impormasyon na, depende sa solution na ginamit sa pagsasagawa nito, may offer na iba-ibang tungkulin sa pangongolekta ng impormasyon at pamamahagi nito sa mga user.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang benepisyo sa customer ng paggamit ng knowledge base tool?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang mga benepisyo sa customer ng paggamit ng knowledge base tool ay ang pagkakaroon ng mabilis na resolution time, 24/7 support, at matugunan ang pangangailangan ng mga customer.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Paano gumagana ang Knowledge Base Software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang knowledge base software ay tungkol sa pagbabahagi at paglalagay ng naipong collective experience at kaalaman. Layunin nito ang ipakita at idetalye ang lahat ng techniques, proseso, at operations na ginagamit sa loob ng organisasyon.” } }] }
Balik sa academy Gumawa ng LIBRENG account

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.